Digitale Unterschriften, Siegel und Zertifikate in einer Webanwendung
Bestehende Arbeitsprozesse in die digitale Welt übertragen – das ist eine der großen Herausforderungen, wenn es um die digitale Transformation in Kommunen, Behörden und Ministerien geht. Das Herumreichen von Akten und händische Signieren von Dokumenten soll zugunsten von Effizienz und Umweltschutz bald der Vergangenheit angehören.
Doch dies birgt neue Herausforderungen: Wie erhalten und behalten digitale Unterschriften sowie Siegel ihre Rechtsverbindlichkeit? Wie können Mitarbeitende bestehende Signaturen überprüfen? Wie lassen sich die Prozesse mit einem zeitgemäßen Arbeiten vereinbaren? Damit die Theorie erfolgreich in der Praxis ankommt, benötigen Angestellte moderne und intuitiv nutzbare Arbeitsplätze – egal, ob im Büro, zu Hause oder unterwegs.
Die Lösung sind elektronische Siegel und Signaturen, wie sie derzeit mehr und mehr eingesetzt werden. Governikus DATA Sign stellt zentrale Signatur- und Siegeldienste und dadurch eine der essentiellen Infrastrukturen für die Ende-zu-Ende-Digitalisierung im Kontext des Onlinezugangsgesetzes bereit. Sie kann entweder als Webanwendung genutzt oder aber direkt in Fachverfahren integriert werden. In beiden Szenarien wird zudem die eIDAS-konforme Validierung von elektronischen Signaturen und Siegeln unterstützt. Darüber hinaus ist DATA Sign bezugs- sowie ausschreibungsfrei und lässt sich jederzeit in die Prozesse integrieren.
Praktische Lösungen für den Arbeitsalltag
Die Signatur- und Siegelplattform DATA Sign ermöglicht Mitarbeitenden ein medienbruchfreies Arbeiten und fügt sich nahtlos und unkompliziert in bestehende Geschäftsprozesse ein. Zusätzlich zum Signier- oder Siegelprozess rundet das Feature „Validierung“ die Anwendung ab: Wenn Mitarbeitende ein oder mehrere signierte und gesiegelte Dokumente erhalten, können sie diese einfach in der Webanwendung hochladen und prüfen lassen. Sie erhalten im Anschluss die Ergebnisse des detaillierten Prüfprotokolls in einer kurzen Zusammenfassung samt einer endanwenderfreundlichen Empfehlung zur Einstufung (z.B. „rechtssicher“ bzw. „nur für interne Verwendung“).
Ganz gleich, ob automatisiert eine Masse an Dokumenten mit einem Siegel / einer Signatur versehen werden sollen, ob eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur / Siegel benötigt wird und ob dafür ein Fernsignatur-Anbieter oder eine Signaturkarte mit Lesegerät genutzt wird: DATA Sign deckt alle Anforderungen mit einer Software ab.
Mittlerweile können neben PDFs auch signierte E-Mails (.eml und .msg) sowie maschinenlesbare Formate wie XAdES, JAdES und CAdES geprüft werden. Zusätzlich gibt es nach der Anbringung von Signaturen / Siegel die Möglichkeit, direkt den dazugehörigen Prüfbericht anzuzeigen / herunterzuladen.
Governikus DATA Sign dient als Basisdienst in der landesinternen Verwaltung und Infrastruktur und bietet eine ganzheitliche Lösung für viele Fachszenarien und -anwendungen. Insbesondere von der nutzerfreundlichen und intuitiven Weboberfläche profitieren die Nutzenden beim Siegeln und Signieren schon heute.