Kommunen tragen als Leitung die Verantwortung für die reibungslose Funktionalität aller Betriebsgeräte und Gegenstände wie Einsatzfahrzeuge, Leitern, Tore. Dieses Gemeindeeigentum unterliegt teils strengen Arbeitsschutzregelungen und gesetzlichen Prüfrichtlinien. Um Kontrollpflichten nachzukommen und den Überblick über betriebliches Inventar nicht zu verlieren, setzen Kommunen vermehrt Software ein. Eine Dokumentations-Software ist dabei ein hilfreiches Tool, um relevante Prüfdaten abzufragen, zu verwalten und darüber hinaus Auswertungen zu ermöglichen. Sie verbessert die Effizienz der Abläufe und führt zu Einsparungen.
Jede öffentliche Einrichtung, ob Kindergarten, Schule oder Feuerwehr, ist laut Arbeitsschutzgesetz und Berufsgenossenschaften zur regelmäßigen Überprüfung der Betriebsmittel verpflichtet. Geregelt ist dies in der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung, Vorschrift 3. Überwachungsbedürftige Betriebsmittel innerhalb der Wirtschaftsbetriebe einer Kommune gibt es einige. Sowohl in der Stadtverwaltung, im Bauhof, in der Kläranlage bei der Feuerwehr muss auf den Arbeitsschutz geachtet werden. Auch im Bereich Sicherheit und Ordnung, der Abwasserentsorgung oder sogar dem Friedhof ist die Liste der prüfpflichtigen Arbeitsmittel endlos. Hierzu gehören zum Beispiel Elektrogeräte, Handgeräte und Druckbehälter, aber auch Einsatzfahrzeuge und Stapler sowie Regale und Leitern. Sogar von Türen und Fenstern muss die Funktionalität gewährleistet und dokumentiert sein.
Als Verantwortlicher in der Kommune für HSE (Health, Safety & Environment) ist es notwendig, sich mit Auswirkungen der Digitalisierung auf den Arbeitsschutz auseinandersetzen. Für Kommunen und Gemeinden stellen die erforderlichen Wartungen und Instandhaltungen oft eine Herausforderung dar: Sie erfordern nicht nur Personal, sondern bedeuten auch einen hohen Organisationsaufwand. Bereits die kleinste Vernachlässigung bei der Einhaltung von Prüfintervallen kann ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen. Im Falle eines Verstoßes gegen die Wartungsfristen drohen Bußgelder, und der Versicherungsschutz kann im Worst Case entfallen. Im Schadensfall hat dies unter Umständen sogar strafrechtliche Konsequenzen für die Verantwortlichen.
Software erfasst die Daten und bietet einen Überblick. Der Prüfplaner muss also stets den Überblick behalten. Hier kann eine Dokumentations-Software wie der Wartungsplaner wertvolle Unterstützung leisten. Sie erfasst die zu überprüfenden Gegenstände und Geräte, bietet den Überblick über deren Wartung, Instandhaltung und dokumentiert die Ergebnisse. Relevante Informationen sind mit einem Klick verfügbar.
Arbeitsschutz in der Kommune massiv vereinfachen. Alle Zuständigen erhalten so einen Überblick über den Wartungszustand der prüfpflichtigen Arbeitsmittel sowie Zugriff auf fällige Wartungstermine. Die im Zuge der jeweiligen Wartung erhobenen Daten können umgehend dokumentiert und bei dem gewarteten Objekt hinterlegt werden. Ein verlässliches Beispiel für eine solche Prüf-Software ist der Wartungsplaner der Hoppe-Unternehmensberatung. Er basiert auf der DIN EN ISO 9001 und entspricht den Empfehlungen der Berufsgenossenschaften für das Prüffristenmanagement. Der Wartungsplaner bietet nicht nur Rechtssicherheit – er vereinfacht die Prüfung der Gemeindeinfrastruktur massiv.
Synergieeffekte durch Software-Einsatz.
Der Wartungsplaner deckt alle Ansprüche im Arbeitschutz für HSE in einem System ab. Er bietet ein Hauptsystem, das mit verschiedenen Modulen ergänzt werden kann. Integriert in die Software sind praktische mobile Lösungen per Scanner oder App, wobei sowohl die Smartphone-Betriebssysteme von Apple als auch Android kompatibel sind.
Jedem Prüfgegenstand wird die gerade durchgeführte Aufgabe zugeordnet. Das können Wartungen, Instandhaltungen, Behebung von Störungen oder Reparaturen sein. Um ausführliche Protokolle der einzelnen Sicherheitsüberprüfungen zu hinterlegen, können Text-, Bild- und Sprachaufnahmen im Planungstool hinterlegt werden. Für jede anstehende Wartung erfasst der Wartungsplaner zudem ein Planungs- und ein Durchführungsdatum. Die Mitarbeiter haben über den integrierten Kalender eine Übersicht über alle anstehenden Wartungen der kommenden Tage, Wochen und Monate. Damit ist es kein Problem, rechtzeitig Termine für die Prüfungen zu machen. Neben dem Status der einzelnen Betriebsmittel werden auch die Ergebnisse sämtlicher Prozesse abgebildet: Die Software stellt tagesaktuelle und übersichtliche Auswertungen sowie sämtliche wirtschaftlichen Kennzahlen der Instandhaltung zur Verfügung. Um Prüfprozesse zu optimieren, bietet sie Import- und Exportfunktionen. Berichte können mit wenigen Klicks via E-Mail, Dropbox, I-Tunes oder FTP-Server weitergeleitet werden: Das Daten-Handling wird vereinfacht und findet digital statt.
Diese kompletten Lebensakten der prüfpflichtigen Arbeits- und Betriebsmittel inklusive aller Prüfprotokolle bieten auf einen Klick eine hohe Transparenz der Arbeitsabläufe im gesamten Prüffristenmanagement. Der Wartungsplaner verwaltet zudem die zyklisch wiederkehrenden Wartungen sowie vorgeschriebenen Überprüfungen.
Keine Papierberge mehr. Papierbasierte Prüfungen gehen für viele Gemeinden mit Verzögerungen, Fehlern und Ineffizienz einher. Mit dem Wartungsplaner gehören diese Papierberge und der mit ihnen einhergehende hohe Ablageaufwand der Vergangenheit an. Die schrittweise Dokumentation der Prüfverfahren via Wartungsplaner sorgt für eine gelungene Organisation sowie die Identifikation von Schwachstellen und deren Korrektur. Mit der neuen Transparenz werden Arbeitsprozesse automatisch verbessert. Rationelleres Arbeiten sowie verbesserte Wirtschaftlichkeit der Abläufe sind, neben der Förderung von Sicherheit, Gesundheitsschutz und Wohlbefinden der Mitarbeiter, wichtige Synergieeffekte. Damit einher geht die Steigerung der Motivation und Qualität des Verwaltungshandelns in kommunalen Betrieben.
Kennwort: Hoppe Unternehmensberatung
www.wartungsplaner.de
Info: Inventarmanagement in der Kommune leichtgemacht
Um vorhandenes Inventar in Kommunen ordnungsgemäß verwalten zu können, muss dessen Standort, Nutzer und Zustand verzeichnet werden. Eine Inventarverwaltung hilft, alle Inventargüter wie Büroschränke, Schreibtischstühle, Computer und Tische zu verwalten. Innovatives Inventarmanagement mit Barcodeetiketten basiert auf der Inventar-Software.
www.inventarsoftware.de
06104/65327