Bilder, Videos, E-Books: Digitale Inhalte gibt es in jedem Unternehmen. Zu oft werden sie aber im Wert verkannt; es sind Assets – Wertanlagen.
Das nicht genutzte neue Firmenlogo kostet, insbesondere, wenn stattdessen veraltete Logos im Kundenkontakt verwendet werden. Den Preis zahlen Unternehmen mit ihrem Ansehen; Marke und Budget leiden gleichzeitig.
Können die Mitarbeiter im Vertrieb oder PR selbst auf freigegebene Inhalte zugreifen, entfallen Anfragen beim Marketing. Diese zeitliche Entlastung bedeutet weniger Aufwand für alle Beteiligten.
Der Schlüssel ist eine zentrale Lösung, in der die aktuellsten Assets selbst recherchiert werden können. Sie muss drei Kriterien erfüllen: Verfügbarkeit, Transparenz und sichere Bereitstellung.
DAM – Eine zentrale Lösung
Digital Asset Management- oder kurz DAM-Systeme wurden dazu konzipiert, um digitale Inhalte aller Art zu zentralisieren, organisieren und bereitzustellen.
Verfügbarkeit wird erreicht, wenn alle digitalen Assets an einem zentralen Ort zusammengeführt werden. Vorbei die Dateisuche quer durch verschiedene Server, Online-Speicher und lokale Festplatten.
Werden Assets mit Metadaten verschlagwortet, schafft das Transparenz. Inhalte lassen sich nun ordnen, organisieren und durchsuchen. Dateiduplikate werden automatisch vermieden. So ist von jedem Element nur die aktuellste Version verfügbar.
Dank DRM-Funktionen und mit Schutzmechanismen wie Wasserzeichen oder Nutzungsbedingungen lassen sich digitale Inhalte sicher bereitstellen – intern und extern. Sie bestimmen, wo und wie ein Element verwendet werden darf, ob es nun eigene Assets oder lizenzierte Inhalte wie Stockbilder sind.
Ein DAM-System ist die Drehscheibe für alle Aktivitäten, die Ihre digitalen Assets involvieren. Das ist auch für kommunikative und Marketing-Prozesse von Vorteil.
Beispiele aus der Praxis
Beim Stadtwerk am See wurden alle Assets des Unternehmens im DAM-System zusammengeführt, was die Suche nach bestimmten Dateien wesentlich vereinfachte. Neue Inhalte werden schon beim Einpflegen verschlagwortet.
Der Mehrwert zeigt sich vor allem in verbesserten Suche, die vorhandene Assets anhand der Metadaten filtert. Der Leiter der Unternehmenskommunikation Sebastian Dix lobt: “Suche ich jetzt zum Beispiel Fotos von einer Photovoltaik-Anlage, dann gebe ich das Schlagwort in Canto ein und das System zeigt mir mit einem Klick alle passenden Bilder.”
Veolia setzt ihr DAM-System abteilungsübergreifend zur sicheren Freigabe ein. Dazu nutzt das Unternehmen die in Canto integrierten, konfigurierbaren Portale: kleinere Versionen der Hauptbibliothek, in denen Benutzer selbst aus zuvor ausgewählten, freigegebenen Inhalten recherchieren können.
“Diese Organisation ist für uns sehr praktisch, weil wir stärker kontrollieren wollten, wer Zugriff auf bestimmte Inhalte hat. Durch die Portale können wir genau das umsetzen,” unterstreicht Grafikerin Lauriane Menuet.
Das System, das für und nicht gegen Sie arbeitet
Bessere Auffindbarkeit, schnellere Suche, sofortige Verfügbarkeit, sichere Weitergabe – das alles können Sie sich nutzbar machen, wenn Sie mit dem richtigen Ansatz aus dem Datenchaos eine gut funktionierenden Medienbibliothek machen.
Das kostenlose E-Book “Digital Declutter – So arbeitet Ihre Medienbibliothek für statt gegen Sie” enthält die wichtigsten Regeln, anhand derer Sie die notwendige Vorarbeit sehr viel leichter durchführen und Ihre Strukturen entwickeln können.