Der Arbeitsschutz ist ein zentrales Thema jeden Eigenbetriebs der Kommune. Jedes Gerät, Werkzeug oder jeder Betriebsgegenstand unterliegt hierbei unterschiedlichen Prüfvorschriften anhand von Gesetzen, Richtlinien und Verordnungen. Prüf- und Wartungsintervalle der Arbeitsmittel können dabei erheblich differieren. Zudem ist eine rechtssichere Dokumentation nachzuweisen. Mit der Organisationssoftware Wartungsplaner von Hoppe können diese Pflichten effizient abgebildet und im Blick behalten werden.
Das Wartungsmanagement betrifft insbesondere Maschinen und Anlagen. Wer Geräte, Werkzeuge, Stapler, Regale, Leitern und Tritte sowie Betriebsmittel sicher prüfen will, kommt um die Dokumentation der Prüfung nicht herum. Hierzu eignet sich eine Software, in der die Prüfberichte, Prüfergebnisse und Prüfprotokolle festgehalten werden.
Excel-Tabellen oder handschriftliche Listen sind bei der Planung der Wartungen nicht mehr zeitgemäß. Der Verantwortliche für die Verwaltung verliert auch wegen der unterschiedlichen Wartungsvorschriften sehr schnell den Überblick. Die vorgeschriebenen Prüfungen sollten daher effizient und transparent geplant sowie revisionssicher und systematisiert dokumentiert werden. Dies bedingt eine digitale Unterstützung der Geräteorganisation durch eine Geräteverwaltungssoftware.
Der vielseitige Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung berücksichtigt alle Aspekte des Gerätemanagements. Mit dem Tool können zum Beispiel die Zeitpunkte der anstehenden Wartungen und Reparaturen vorausschauend geplant werden. Das Programm sorgt für eine exakte Übersicht der ausgeführten und anstehenden Prüfungen. Mit dem Programm können alle Aspekte und Vorschriften im Rahmen der Betriebsmittelwartung effizient und rechtssicher abgedeckt werden.
Der Gesetzgeber gibt für fast alle Betriebsmittel zahlreiche detaillierte Arbeitsschutzregelungen und Prüfrichtlinien vor. Gemäß Unfallverhütungsvorschrift der Berufsgenossenschaften betrifft dies insbesondere elektrische Anlagen und Geräte. Unter anderem wird die Sicherheit geregelt. Wiederkehrende Prüfungen sind daher unabdingbar, um jegliche Gefährdungen auszuschließen. Die Kommune hat dafür zu sorgen, dass regelmäßige Prüfungen und Wartungen durchgeführt werden, um Betriebsmittel im einwandfreien Zustand zu halten. Diese Vorgänge und ihre Ergebnisse müssen im Schadensfall auch sorgfältig belegt und dokumentiert werden. Der Wartungsplaner gewährleistet hierbei Prüfprotokolle, die sämtliche Vorgaben erfüllen. Dies ist wichtig bei Überprüfungen durch Genossenschaften oder bei Zertifizierungsaudits.
Für die Fachkraft für Arbeitsschutz reichen wenige Klicks aus, um im Wartungsplaner Dokumente zu erstellen, zu archivieren und zu pflegen. Die zu prüfenden Betriebsmittel werden mit allen relevanten Daten erfasst. Das Programm stellt hierfür verschiedene Kategorien zur Verfügung. Hier sind beispielsweise Klassifikationen für Wartung, Prüfung, Reparatur, Instandsetzung sowie Prüftermin und Unterweisung möglich. Zudem können Daten im- und exportiert werden.
Je größer der Bestand an Geräten im Unternehmen ist, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Immer mehr Kommunen, Eigenbetriebe und Stadtverwaltungen gehen dazu über, ihre sämtlichen Inventargüter mit einer professionellen Inventarverwaltung zu organisieren. Durch die maßgeschneiderte mobile Inventar-App wird das Inventarmanagement noch effizienter. Die Vereinfachung der Abläufe mit der mobilen App erleichtert die Arbeit vor Ort spürbar.
Die Einhaltung und Prüftermine von Geräten und Betriebsmitteln ist also ein komplexer Prozess, da es viele Aspekte einer Kommune oder Stadtverwaltung miteinbezieht. Ob Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit, Brandschutz oder Elektrosicherheit: Jeder Betrieb ist auf ein professionelles System angewiesen. Die digitale Inventarverwaltung und der Wartungsplaner sind damit die ideale Praxissoftware. Sie sorgen für Transparenz und revisionssichere Dokumentation.
Nadja Müller
Hoppe Unternehmensberatung
Beratung für Informationsmanagement
Seligenstädter Grund 8
D-63150 Heusenstamm
0049/6104/65327