In Deutschland werden pro Jahr immer noch etwa 30 Milliarden Papierrechnungen versendet, aber die Digitalisierungsvorgaben von Bund und Ländern werden diese Menge schnell reduzieren. Öffentliche Auftraggeber sind bereits verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu bearbeiten, ab Januar 2025 müssen übrigens auch Unternehmen den elektronischen Rechnungsempfang gewährleisten. Eine ausgezeichnete Lösung dafür ist die OfficeMaster Suite von Ferrari electronic aus Berlin.
E-Rechnungen sind gesetzlich wie folgt definiert: Eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, was eine automatische elektronische Verarbeitung erlaubt. Dafür ist es erforderlich, dass Rechnungen digital weiterverarbeitet und Rechnungsdaten nicht manuell in Systeme eingegeben werden müssen. Die Vorteile der Digitalisierung sind klar: weniger Fehler, höhere Effizienz und Entlastung der Mitarbeitenden.
Die öffentliche Verwaltung muss den elektronischen Datenaustausch so organisieren, dass die Inhalte elektronischer Rechnungen automatisch gelesen werden können. Standards wie ZUGFeRD und X-Rechnung spielen hierbei eine zentrale Rolle. Das Auslesen der strukturierten Daten einer X-Rechnung oder einer in ZUGFeRD enthaltenen Rechnung ist grundlegend für die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung.
Innovatives Dokumentenaustauschformat versteht E-Rechnungen
Das von Ferrari electronic entwickelte sichere Dokumentenaustauschformat Next Generation Document Exchange (NGDX) ermöglicht den Austausch hybrider Dokumente, die sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar sind. NGDX ist Bestandteil der Office MasterSuite, die zudem Voicemail, SMS und Fax integriert. Damit lässt sich der Empfang elektronischer Rechnungen problemlos umsetzen, was klare Vorteile bietet.
Mit NGDX werden Dokumente verlustfrei und in hoher Qualität direkt im E-Mail-Postfach des Empfängers zugestellt und können im Falle von X- oder ZUGFeRD-Rechnungen sofort weiterverarbeitet werden. Potenziell schädliche Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen sind von der Übertragung ausgeschlossen. Manipulationsschutz, Verschlüsselung und eine rechtsgültige Empfangsbestätigung gewährleisten die Rechtssicherheit.
Die OfficeMaster Suite integriert sich nahtlos in bestehende IT- und digitale Kommunikationsumgebungen, sodass die automatisierte Weiterverarbeitung ohne Medienbruch erfolgt.
Zusammengefasst: Innovative Lösungen wie die OfficeMaster Suite von Ferrari electronic erhöhen die Effizienz der Bearbeitung elektronischer Rechnungen erheblich und können einen wichtigen Beitrag bei den Digitalisierungsvorhaben von Behörden, öffentlicher Verwaltung und Unternehmen leisten.
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