Die Digitalisierung in Kommunen in Deutschland bleibt ein zentrales Thema, da sie als Motor für Effizienz, Transparenz sowie Bürger- und Unternehmensnähe dient. Die Erwartungen an einen reibungslosen Online-Zugang zu öffentlichen Services sind höher denn je; Digitalisierungsprojekte müssen auf diese Anforderungen und Erwartungen einzahlen.
Die digitale Transformation im öffentlichen Sektor wird durch mehrere Schlüsseltechnologien geprägt. Dazu gehören cloudbasierte Lösungen, die es ermöglichen, große Datenmengen effizient zu verarbeiten. Gleichzeitig gewinnen Open-Data-Initiativen an Bedeutung, da sie den freien Zugang zu öffentlichen Daten fördern und so die Transparenz und Bürgerbeteiligung stärken. Darüber hinaus setzen Kommunen auf Künstliche Intelligenz (KI), insbesondere in Form von Chatbots und virtuellen Assistenten, um ihren Service zu optimieren. Diese Entwicklungen – Cloud, Open-Source und KI – werden durch den Auf- und Ausbau interoperabler Plattformen ergänzt, die den Datenaustausch zwischen Verwaltungseinheiten erleichtern und gleichzeitig den Schutz sensibler Informationen gewährleisten.
Unified Communications für digitale Kommunikation auf allen Kanälen
Die Digitalisierung der Kommunikation ist dabei eine Anforderung, für die es standardbasierte IT-Lösungen bedarf, die Prozesse digital abbilden und automatisieren.
Diese Anforderungen erfüllt die „OfficeMaster Suite“ des Berliner Unternehmens Ferrari electronic: Sie integriert sich in alle Kommunikationssysteme und lässt sich für die sichere Dokumentenübertragung aus den üblichen E-Mail-Systemen nutzen, ohne dass Anwender eine neue Software erlernen müssen.
Sicherheit hat höchste Priorität
Die OfficeMaster Suite vereint verschiedene Kommunikationskanäle wie Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, SMS und Voicemail auf einer Plattform. Gleichzeitig stellt sie einen manipulationssicheren, DSGVO- und rechtskonformen Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen sicher.
Die Dokumente werden verschlüsselt in das E-Mail-Postfach übertragen. Durch die automatische Verschlüsselung des Transportwegs und der Dokumente sind Vertraulichkeit und DSGVO-Konformität immer gewährleistet. Der Standard NGDX ermöglicht die Übertragung im PDF-Format inklusive Metadaten, so dass Dokumente auch nahtlos digital archiviert werden können.
Integrierte Prozesse für mehr Effizienz
Dokumente, die via NGDX übertragen werden, lassen sich direkt in Business-Process-Management-Systeme integrieren. Damit entfällt die langwierige und fehleranfällige händische Bearbeitung. Sollten Dokumente auf anderem Wege in das BPM-System gelangen, werden sie per Optical Character Recognition (OCR) mit einem Textlayer versehen und für die digitale Verarbeitung in nachgelagerten Systemen vorbereitet.
Softwarelösungen wie die OfficeMaster Suite heben die Art und Weise, wie Kommunen kommunizieren und Dokumente auf eine neue Stufe. Sie leisten damit einen wertvollen Beitrag zur digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung.
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