Sicherer Dokumentenaustausch, ohne die IT-Landschaft der Kommune auf den Kopf zu stellen: Genau das ermöglicht die OfficeMaster Suite 9 von Ferrari electronic. Die Lösung ersetzt keine gewachsenen Verwaltungsprozesse, sondern ergänzt vorhandene IT-Infrastrukturen um einen rechtssicheren Kanal für den Dokumentenaustausch – mit überschaubarem Investitionsaufwand und ohne dass sich gewohnte Abläufe für Mitarbeitende ändern.
Gerade für Kommunen wird der rechtskonforme Austausch sensibler Dokumente angesichts von DSGVO, NIS2 und dem KRITIS-Dachgesetz zur zentralen Aufgabe – Vertraulichkeit und Manipulationsschutz müssen dabei oberste Priorität haben. Gleichzeitig darf der Verwaltungsalltag nicht verkompliziert werden.
Alle Kanäle auf einer Plattform
Als Unified-Messaging-Lösung bündelt die OfficeMaster Suite die Kommunikationskanäle Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, Voicemail, SMS und jetzt auch RCS. Sie laufen in einer einzigen Plattform zusammen statt als isolierte Insellösungen. Die Suite lässt sich dabei nahtlos in bestehende Microsoft- und HCL-Domino-Umgebungen einbinden und ergänzt E-Mail und Groupware um den Standard NGDX für rechtssicheren Dokumentenaustausch.
Sicherheit bis ins Detail
Dokumente werden Ende-zu-Ende und mehrfach verschlüsselt als PDF mit Metadaten direkt in das Postfach des Empfängers übertragen. Ein qualifizierter Sendebericht bestätigt den Transfer und schafft die Rechtssicherheit, die Behörden für ihre Nachweispflichten benötigen
Die Sicherheitsarchitektur beruht dabei auf mehreren Säulen: Ein hybrides Verschlüsselungskonzept sichert Transportweg und Dokument gleichermaßen ab. Jedes Dokument erhält zudem einen eindeutigen Hash-Wert als digitalen Fingerabdruck – kleinste Änderungen machen Manipulationen sofort sichtbar. Darüber hinaus erfolgt sowohl vor dem Versand als auch Empfang eine Prüfung auf schädliche Inhalte.
Bürgerkommunikation per Smartphone
Neu in Version 9 der Office Master Suite ist die Integration von Rich Communication Services (RCS): Formulare und Bescheide lassen sich verschlüsselt direkt auf das Smartphone der Bürgerinnen und Bürger senden – ausfüllen, zurückschicken, fertig. Der lästige Umweg über ein Papierformular entfällt und es gibt auch keine unsicheren E-Mail-Anhänge.
Sprachnachrichten können mit der neuen Funktion OfficeMaster Speech AI lokal im eigenen Netzwerk in Text umgewandelt werden, ganz ohne Anbindung an externe Cloud-Dienste. Das erleichtert die Weiterverarbeitung und Archivierung.
Die OfficeMaster Suite 9 unterstützt die neuesten Versionen von Microsoft Server, Exchange Server und Office sowie den HCL Domino Server 14 – für aktuelle Sicherheitsfunktionen ohne großen Aufwand.
Die Software wird von Ferrari electronic in Teltow bei Berlin entwickelt und alle Service- und Supportleistungen werden dort erbracht. Damit unterstützt die OfficeMaster Suite die Digitale Souveränität der Kommunen, mittlerweile eine häufig verlangte Anforderung.
Grafik: Ferrari electronic
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