Viele Behörden arbeiten zwar mittlerweile mit E-Akten. Doch erweisen diese sich in der Praxis häufig nur als „digitale Aktenschränke mit Stromanschluss“: Mitarbeitende oder neue Beschäftigte müssen lange in Dokumenten recherchieren, um Inhalte zu erfassen oder Vorgänge zu verstehen oder Dokumente sind falsch abgelegt. Das Ergebnis: wertvolle Zeit geht für ungeliebte Routinetätigkeiten und Fehlersuche drauf, statt für Beratungsarbeit am Bürger.
Ein neuer Ansatz schafft hier nun Abhilfe: Künstliche Intelligenz (KI), die sicher und tief in das Verwaltungssystem selbst integriert ist, und zwar ohne Kompromisse bei der Daten- und Informationssicherheit. nscale eGov, die speziell für den öffentlichen Sektor konzipierte E-Akte von Ceyoniq, baut dafür auf ein Large Language Model (LLM), das in einem deutschen, DSGVO-konform betriebenen Rechenzentrum gehostet wird. Das LLM beantwortet Fragen zu Dokumenten und „vergisst“ den Kontext direkt nach der Antwort wieder. Dadurch bleibt die volle Datensicherheit gewahrt. Das unterscheidet die KI-Anwendung fundamental von kommerziellen KI-Lösungen: Es ist ausgeschlossen, dass sensible Behördendaten in externen Clustern landen und später womöglich für andere Zwecke verwendet werden. Das ist entscheidend für Behörden, die mit vertraulichen Bürgerdaten verantwortungsvoll umgehen müssen.
Trotz dieser strengen Anforderungen lassen sich mit der KI hohe Effizienzpotenziale heben:
1.Automatische Zusammenfassung: Mehrseitige Vorgänge werden in wenigen Sekunden präzise zusammengefasst, sodass sich Mitarbeitende schnell einen Überblick verschaffen können.
2.Chat mit Dokumenten: Fragen werden in natürlicher Sprache gestellt und die KI liefert präzise Antworten. Das LLM erfasst nicht nur Fakten, sondern inhaltliche Zusammenhänge und liefert sofort nutzbare Ergebnisse.
3. Automatische Klassifizierung & Ablage: Das System ordnet Dokumente selbstständig der passenden E-Akte zu, vergibt Metadaten und optimiert die Ablagestruktur – so landen Dokumente da, wo sie hingehören.
Die Zahlen sprechen für sich: Richtig eingesetzte KI-Funktionen steigern die Arbeitseffizienz um bis zu 60 Prozent. Dabei handelt es sich auch um einen echten Qualitätsgewinn für alle Beteiligten: weniger fehleranfällige, manuelle Arbeit, höhere Datenqualität und kürzere Bearbeitungszeiten.
Entscheidend bleibt: nscale eGov verwandelt Verwaltung nicht zum „Bürokratie-Roboter“. Die KI unterstützt – sie ersetzt nicht. Behördenmitarbeitende behalten in jedem Schritt die Kontrolle, weil die Prozesse transparent und die Daten lokal gespeichert bleiben. Damit Behörden nicht nur schneller werden, sondern intelligenter arbeiten können ohne Kompromisse bei der Kontrolle über ihre Daten. 
Autor:
Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement bei Ceyoniq.
Fotos: Ceyoniq Technology GmbH